HORTUS SPRÁVA ZELENĚ S. R. O.

Hortus správa zeleně s. r. o.
Rubeška 389
190 00 Praha 9

Směrnice - informace

Organizační a kompetenční opatření pro obchodní společnosti Městské části Praha 9

Směrnice o poskytování informací o společnostech veřejnosti

I.
Úvodní ustanovení

Tato směrnice o poskytování informací o společnostech veřejnosti („směrnice“) je součástí a přílohou č. 2 Organizačních opatření.
Účelem směrnice je upravit podmínky přístupu veřejnosti k informacím o společnostech Městské části Praha 9 a pravidla poskytování informací veřejnosti ze strany společností.
Směrnice se přijímá v návaznosti na zákon č. 106/1999 Sb. o svobodném přístupu k informacím (dále jen „zákon“). Zákon se na společnosti výslovně nevztahuje, nicméně záměrem Městské části Praha 9 je, aby veřejnost byla informována o společnostech a jejich činnosti v obdobném rozsahu, jako má právo na přístup k informacím ve vztahu k Městské části a jejím orgánům podle zákona, a byla tak zajištěna maximální transparentnost v hospodaření a činnostech společností; za dodržení oprávněných zájmů společností ve vztahu zejména k jejich podnikatelské činnosti, zákazníkům a záměrům.

II.
Žadatelé o informace

Žadatelem o poskytnutí informací je každá fyzická nebo právnická osoba, která žádá o poskytnutí informací.

III.
Žádost o informace a vyřízení žádosti

Žádost o informace se podává písemnou formou, popř. e-mailovou zprávou nebo faxem předmětné společnosti. Zaměstnanec společnosti, kterému je žádost doručena, ji bezodkladně předloží statutárnímu orgánu společnosti nebo členovi statutárního orgánu.
Žádost o informace může směřovat k (i) poskytnutí informace nebo (ii) ke zpřístupnění dokumentu společnosti (společně dále také jen „žádost“).
Z žádosti musí být patrné kdo ji podává (jméno a příjmení fyzické osoby), kontakt pro odpověď žadateli (adresa, e-mail, fax), jaké společnosti se žádost týká a jaké konkrétní informace nebo zpřístupnění jakého konkrétního dokumentu se požaduje.
Za vyřízení žádosti je odpovědný statutární orgán dotčené společnosti. V případě, že poskytnutí informací je záležitostí jiného orgánu, předá statutární orgán do 5 dnů žádost tomuto orgánu s tím, že tento orgán připraví odpověď a předloží ji nejpozději 5 dnů před uplynutím lhůty pro vyřízení žádosti statutárnímu orgánu.
Statutární orgán posoudí žádost z hlediska její určitosti, srozumitelnosti a souladu s právními předpisy a touto směrnicí. V případě, že žádost nesplňuje předpoklady pro její vyřízení (neurčitost, nesrozumitelnost, nesoulad s právními předpisy nebo touto směrnicí) a jsou zde předpoklady pro opravu nebo doplnění žádosti, odpoví statutární orgán žadateli do 10 dnů s tím, že jej vyzve k úpravě nebo doplnění žádosti. Žádost se považuje za přijatou k vyřízení až tehdy, pokud netrpí výše uvedenými vadami a nedostatky („řádná žádost“).
Statutární orgán vyřídí žádost do 30 dnů od přijetí řádné žádosti; tím není dotčeno, aby statutární orgán pověřil přípravou odpovědi zaměstnance nebo k tomu příslušný útvar společnosti, případně na ně přenesl povinnost žádost vyřídit a odpovědět žadateli přímo. Vyřízení žádosti bude spočívat:
- ve sdělení požadovaných informací; nebo
- ve zpřístupnění požadovaného dokumentu; nebo
- v odmítnutí žádosti se sdělením, že zpřístupnění informací nebo dokumentu je v rozporu s právními předpisy nebo touto směrnicí, se stručným odůvodněním; nebo
- ve sdělení, že požadovanou informaci nebo dokument společnost nemá, případně, že se společnosti netýkají, s případným stručným odůvodněním nebo doporučením, na koho se s žádostí o informaci obrátit.
Pokud je to možné a účelné, bude poskytnutí informací nebo zpřístupnění dokumentu provedeno zejména tak, že bude žadateli sdělena internetová stránka (a případně umístění na této stránce), kde je možné dokument vyhledat a stáhnout (např. internetová stránka Městské části, společnosti, orgánů veřejné správy, apod.).
Statutární orgán může pro případ, kdy zpřístupnění dokumentu spočívá ve vytvoření jeho kopie nebo vytištění účtovat žadateli poplatek za zhotovení dokumentu; poplatek za 1 stránku A4 se stanoví na 3,- Kč.

IV.
Informace

Informace, o které může být požádáno, jsou informace o společnostech, jejich hospodaření a činnosti, není-li dále uvedeno něco jiného. Vždy to jsou informace, jejichž poskytnutí nebo zveřejnění ukládá právní předpis (např. ve výroční zprávě, zprávě o vztazích propojených osob, účetní závěrce, v obchodním rejstříku, apod.).
Neposkytují se:
- informace, které obsahují osobní údaje fyzických osob, údaje o jejich osobních, majetkových, sociálních, zdravotních nebo společenských poměrech nebo jiné informace osobního charakteru, na jejichž utajení má nebo může mít předmětná fyzická osoba zájem. V případě Polikliniky Prosek a.s. jsou to vždy informace, které představují lékařské tajemství.
- informace, jejichž zpřístupněním by společnost porušila povinnost mlčenlivosti nebo důvěrnosti informací, k níž se smluvně zavázala svému zákazníkovi nebo obchodnímu partnerovi;
- informace o budoucích rozhodnutích, záměrech společnosti nebo názorech představitelů společnosti na řešení věcí v budoucnu;
- informace odborného charakteru, jež nemohou být poskytnuty zpřístupněním některého z dokumentů společnosti a jejichž poskytnutí by znamenalo pro společnost či její pracovníky nepřiměřenou zátěž;
- informace obsahující obchodní tajemství společnosti. O rozsahu informací, které má společnost zájem chránit jako obchodní tajemství ve smyslu § 17 a násl. obchodního zákoníku rozhoduje statutární orgán společnosti; za obchodní tajemství se považuje zejména cenová politika vůči jednotlivým zákazníkům, marže společnosti na jejích službách, údaje o jednotlivých zákaznících a obchodních partnerech společnosti, apod.
- informace, které se týkají společnosti pouze z části, ale jinak se jedná o informace obecného charakteru, které mohou být v potřebném rozsahu zjištěny jinak;
- ostatní informace, jejichž poskytnutí by bylo v rozporu s právními předpisy.
Informace se dále žadatelům neposkytují v případech, že se zřetelně jedná o nepřiměřený postup žadatele, zejména tehdy, pokud by poskytnutí informací znamenalo pro společnost neúměrnou zátěž.
Pokud statutární orgán odmítne poskytnutí informací, informuje o tom bez odkladu Radu Městské části. Rada Městské části může v působnosti valné hromady při dodržení právních předpisů, smluvních závazků společnosti a oprávněných zájmů společnosti rozhodnout o tom, že daná informace má být zpřístupněna; v případě společnosti Devátá energetická s.r.o. o takových věcech rozhoduje valná hromada.

V.
Rozhodování o uplatnění směrnice

Každý žadatel, který má zato, že mu nebyly poskytnuty informace v souladu s touto směrnicí nebo se zákonem je oprávněn obrátit se na dozorčí radu společnosti prostřednictvím jejího předsedy. Dozorčí rada vyřízení jeho žádosti do 30 dnů od obdržení žádosti ověří a uloží případně statutárnímu orgánu společnosti nápravu, který věc vyřídí a odpoví žadateli ve lhůtě 15 dnů.
Pokud by žadatel měl zato, že ani postupem podle odst. 1 výše nebyly nedostatky odstraněny, je oprávněn obrátit se na Radu Městské části, která s jeho podáním naloží podle právních předpisů o vyřizování stížností.
O výjimkách z této směrnice ve smyslu omezení přístupu k informacím v odůvodněných případech rozhoduje Rada městské části v působnosti valné hromady; v případě společnosti Devátá energetická s.r.o. valná hromada.